Gmail と Outlook でメール テンプレートを作成する方法

Microsoft Outlook と Lotus Notes を使用したこの数か月は、非常に興味深いものでした。 私はデスクトップ メール クライアントのファンではありませんでしたが、これらのアプリを使い始めたときは、二度と戻ることができませんでした。 これらのクライアントが提供する最も便利な機能の 1 つは、ステーショナリーとも呼ばれる電子メール テンプレートを作成する機能です。これは、電子メール本文のほとんどが同じように速すぎる場合でも、毎日の電子メールを送信できます。 日報であろうと単なる確認メールであろうと、事前に作成されたテンプレートを使用すると時間を大幅に節約できます。

送信済みフォルダーでメールを検索し、編集後に転送する人を見てきました。 実際には、これはメール全体を記憶から再構成するよりもうまく機能しますが、件名の変更とアドレスの編集には時間がかかる場合があります。

また、手作業を伴う場合、エラーの可能性が高くなります。 より良いものにするために、Gorgias メール テンプレートと呼ばれる Chrome の拡張機能を使用することをお勧めします。これは、Gmail、Yahoo、Outlook、およびその他の一般的なメール クライアントでメール テンプレートを作成して使用するのに役立ちます。

ゴルギアスを始めよう

拡張機能をインストールしたら、拡張バーのアイコンをクリックして構成ページを開きます。

Gorgias には 4 つの既定のテンプレートが付属しており、拡張機能で何ができるかについての基本的なアイデアを得ることができます。 新しいテンプレートを作成するには、 新しいテンプレート ボタンをクリックして、名前を付けることから始めます。 その後、メールの本文を テンプレートの内容 分野。 テンプレートにも件名フィールドを追加する場合は、構成フィールドをクリックして、 件名オプション.

Gorgias メール テンプレートの機能

拡張機能の真価は、テンプレートを埋める際に変数を使用できることにあります。 人の名前を自動入力する必要があるとします。 その場合は、 変数の挿入 ボタンをクリックして、 宛先: 名 オプション。 テンプレートを挿入すると、拡張機能が電子メールの連絡先の詳細からこれらの変数名を自動入力し、さまざまな連絡先に対して同様の電子メールを簡単に作成できるようにします。

もう一つの興味深い特徴は、 テキスト ショートカット この特定のオプションを使用すると、Tab キーを使用してテンプレートの完成をトリガーできます。

いくつかのテンプレートを作成したら、メールに挿入します。 Gmail の作成ウィンドウを開くと、右側に Gorgias ボタンが表示されます。 拡張機能には、保存したすべてのテンプレートが一覧表示され、1 回のクリックでそれらがメール本文に挿入されます。 また、テキスト ショートカットを使用してタブ ボタンを押して作業を簡単にすることもできます。

クールなヒント: 送信済みメールを転送し、作成ウィンドウを右クリックして、既存のメールからテンプレートを作成します。 かっこよくないですか？

拡張機能の無料版では、テンプレートが 1 つのデバイスに制限されており、オンライン アカウントを使用してテンプレートを同期するオプションはありません。

そのため、作業しているデバイスが 2 つ以上ある場合は、有料アプリを購入しない限り、各システムで個別にテンプレートを作成する必要があります。 また、Chrome や拡張機能をアンインストールしたり、Windows を再インストールしたりすると、データが失われるリスクがあります。 ただし、月額 4.99 ドルで、チーム テンプレート共有による同期機能を利用できます。

結論

同様の種類のメールを日常的に扱う場合、Gorgias は素晴らしいアプリです。 Chrome ウェブストアですでに 5 つ星を付けています。 また、開発者に連絡して、時間や日付などの変数をテンプレートに追加してもらいました。 今日試してみて、あなたの意見を私たちと共有してください。