インターネットからドキュメントをダウンロードすると、.PDF 形式で届くことがあります。 また、それを編集するのが (不可能ではないにしても!) 難しく、それを開くには独自のリーダーが必要であることに気付いたかもしれません。 新しいユーザーにとって、これはドキュメント ファイルの種類の選択を混乱させるように思えるかもしれません。 人々が PDF ファイルを使用する理由 .DOCX ファイルのようなものの方がよいのではないでしょうか?
実際のところ、PDF ファイルは非常に便利です。 これらは長い間ドキュメントをデジタルで送信する方法であり、すぐになくなる気配はありません。 では、人々がドキュメントを送信するときに PDF ファイルを使用する理由と、日常生活のどこで PDF ファイルを使用できるのでしょうか?
PDFファイルの利点
説明するために、「」の質問に戻りましょう。.DOCX ファイルの方が優れているわけではありません。ここでの問題は、誰もが自分のデバイスで DOCX ファイルを使用しても問題ないと仮定することです。 DOCX は、Microsoft Word に由来するファイル拡張子です。 他の人がドキュメントを開きたい場合は、Word を使用するか、DOCX ファイルを開いたりインポートしたりできるテキスト エディターを使用する必要があります。 できたとしても、その過程でフォーマットがごちゃごちゃになる可能性があります。 これにより、誰もがドキュメントを読めるようにすることが少し難しくなります。
ありがたいことに、多くのオペレーティング システムが PDF ドキュメントを完全にサポートしています。 つまり、特に Microsoft Windows ユーザー向け、iOS 向け、Linux 向けの 1 つのドキュメントを作成する必要はありません。PDF ファイルに入れるだけで、誰もが読むことができます。
いつ .PDF 形式を使用するか
そのため、PDF ファイルを使用するのに最適なタイミングは、ファイルがどのオペレーティング システムで開かれるかわからないときです。たとえば、ユーザーがダウンロードする Web サイトのハンドブックを作成しているとします。 この Web サイトは、Windows、iOS、Linux、およびモバイル デバイスでアクセスできるため、すべてのユーザーのニーズに対応する必要があります。 この場合、.PDF 形式を使用すると、物事が複雑になることなく、誰もが安心できます。
さらに良いことに、ユーザーがハンドブックをダウンロードすると、ユーザーのブラウザー内で自動的に開くことができます。 Chrome や Firefox などのブラウザーには PDF ビューアーが組み込まれているため、ドキュメントをすばやく簡単に読むことができます。
また、電子メールでドキュメントを送信する場合にも最適です。 ドキュメント (履歴書など) を誰かに送信する場合、DOCX ファイルを使用してこれを行うことができます。 受信者が PC を使用している場合は問題ありませんが、外出先で電話を使用している場合は、文書を読むのが難しい場合があります。 この状況では、すべてのベースをカバーする PDF バージョンを添付することをお勧めします。
.PDF 形式の欠点
誰かから .PDF 形式のドキュメントが送られてきて、それを編集したいと思ったことがあれば、大きな欠点の 1 つをすでに経験しています。 複数のオペレーティング システムで表示できるように、PDF ファイルは実際のドキュメントというよりも、元のドキュメントのデジタル キャプチャに似ています。 そのため、DOCX ファイルと PDF ファイルの編集は、ホワイトボードのテキストの編集とホワイトボードの写真の編集に似ています。 可能ですが、かなりトリッキーです！
.PDF 形式を使用しない場合
他の人が編集できる「ライブ ドキュメント」が必要な場合は、.PDF 形式を使用しないでください。 編集可能なフィールドを PDF ファイルに追加できますが、本格的な編集を行う場合、.PDF 形式は理想的ではありません。 うまくいけば、他の人と一緒に作業している場合は、彼らが使用しているオペレーティング システムを把握し、全員に適したファイル形式に同意できるでしょう。 少なくとも、誰もが Google ドキュメントなどのクラウドベースのドキュメント サービスを使用できます。 全員ができるようにする必要がある場合に備えて、PDF を保存します。 読む ドキュメント; 誰もが使用できるはずの場合は使用しないでください 編集 それ。
文書決定
それらが他のドキュメントとどれほど異なるかを考えると、.PDF 形式が使用される理由について混乱する可能性があります。 これで、それらが使用される理由と方法、およびそれらをそのままにしておく方がよい場合がいくつかわかりました。
日常生活で PDF ファイルをどの程度使用していますか。 以下で教えてください！
