電子メールを常に把握することは、圧倒的で、時間がかかり、面倒な作業になる可能性があります。 未読メールを大量に集めるのは難しくありません。 そのため、他のタスクを犠牲にして、メッセージの絶え間ない流入をチェックし続けるのは簡単です。
私は複数の電子メールアカウントを持っていますが、その未読数を少なく保つのに苦労しています。 そこで、受信トレイの管理を改善する方法について調査し、アドバイスをまとめました。 受信トレイを扱いやすくし、メールの処理に費やす時間を減らし、重要なメッセージに返信することを忘れないようにするために私が見つけたいくつかの役立つヒントを次に示します。
届いたメールをすべてチェックしないでください
メールは1日中受信トレイに届くので、何か重要なことをしているときでも、メールに気を取られてしまいがちです。 受け取ったらすぐに読むのではなく、毎日時間を取ってメールを読み、返信してください。 重要なメールやお知らせを監視する必要がない場合は、日中の数回の短い時間にスケジュールを設定してメールを確認してください。 それ以外は、受信トレイにアクセスしないでください。
また、フォルダやラベルの作成と使用、それらの長いメールの送信など、より強力な受信トレイの整理を行うために、週に1回または数日ごとに長い時間をスケジュールすることもお勧めします。
それでもメールアプリに迷い込んでいる場合は、メール通知をオフにし、そのメールアプリを閉じたままにして、別のタブで受信トレイを開いたままにしていないことを確認することもできます。
すぐに答える必要はありません
通常の受信トレイチェックの1つを実行しているときは、迅速に処理できる電子メールのみを処理してください。 メールに迅速な返信が必要な場合は、メッセージを読みながら開いて返信してください。 しかし、もっと時間が必要な場合は、後で答えるためにその時間を取っておきます。 これらの電子メールにラベルを付けたり、特定のフォルダーに配置したり、スヌーズ機能を使用して、より都合のよい時間に電子メールを受信したりできます。
受信トレイに複数のセクションまたはフォルダーを作成します
別のフォルダを使用してメールを保存します。 これらは、重要性、緊急性、処理にかかる時間、または必要なアクションの種類に基づくことができます。 Gmailのデフォルトのタブ付きレイアウトとOutlookのフォーカスされた受信トレイは、スパムやプロモーションメールを除外し、重要なメールを簡単に見つけて確認できるようにするのに役立ちます。 Gmailでは、メールをさまざまなセクションに分類するようにレイアウトを変更したり、それらのセクションを選択したりすることもできます。 同様に、Outlookでは電子メールをカスタムグループに整理できます。
フィルタ、ルール、ラベルを使用する
フィルタとルールは、受信メールを特定のフォルダに転送します。 彼らはあなたの時間を節約するのを助け、あなたの注意が最も重要な電子メールに集中することを確実にすることができます。 ラベルは、フォルダを使用する代わりにさまざまなタグでメッセージを並べ替えることができるため、メールを整理して追跡するのに役立つ方法でもあります。
テンプレートを作成する
同様のメールを繰り返し送信してしまうことがあります。 作業を簡単にするために、メールテンプレートを設定し、それらを使用してメールを送信できるため、同じメッセージを何度も書き続ける必要がありません。 GmailのSmartComposeやSmartReplyなどのツールを使用して、メールをすばやく作成することもできます。
登録を解除する
メーリングリストやプロモーションメールの購読を解除します。 ニュースレターに目を通し、実際に読んだものだけにサインアップしていることを確認し、最近読んでいないものはすべて削除してください。 また、不要なソーシャルメディアアラートの購読を解除してください。 （これをオフにするには、ソーシャルメディアアカウントの設定に移動する必要がある場合があります。）または、プロモーションメール用に別のメールアカウントを使用して、重要なメールをメインアカウントに保持することもできます。
不要なグループメールをミュートする
本当に更新する必要のない会話でCCを取得した場合、またはすべての返信メールスレッドを使用している場合は、そのスレッドをミュートして、すべての応答を取得しないようにすることができます。 これを行うには、スレッド内のメッセージを開き、画面上部（件名の上）にある3つのドットをクリックし、Gmailのドロップダウンオプションから[ミュート]を選択するか、使用している場合は[無視]を選択します見通し。
受信トレイをやることリストにしないでください
返信のリマインダーとして、または完了する必要のあるタスクが含まれているために、電子メールを「未読」としてマークしたくなるかもしれませんが、これによって受信トレイが乱雑になる可能性もあります。 別のやることリストを保持するか（そのために利用できるアプリがたくさんあるか、基本的なメモや付箋アプリを使用できます）、特定のフォルダーに入れます。 Gmailを使用している場合は、Googleのタスクアプリを受信トレイと並べて使用できます。 画面の右下隅にある小さな[サイドパネルを表示]矢印をクリックして、そこにある[タスク]アイコンを選択するだけです。
メールのアイテムで更新できる個別のリストを実行することをお勧めします。 たとえば、時間があるときに読みたい記事へのリンクがメールに含まれている場合は、読書リストを開始します。受信トレイに保存しないでください。
